HR là gì? Trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận HR là một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển từ bên trong. Tuy nhiên, liệu bạn có hiểu rõ chức năng của ngành HR? Trong bài viết này, Website Bán Hàng sẽ giải thích cho bạn bộ phận HR là gì, vai trò cũng như chức năng của bộ phận này nếu bạn có ý định theo đuổi ngành HR trong tương lai.
HR là gì?
HR là viết tắt của cụm từ Human Resources, là cụm từ để chỉ bộ phận Nhân sự trong tiếng Việt. Trong môi trường doanh nghiệp và tổ chức, HR là phòng ban chịu trách nhiệm quản lý và tối ưu hóa tài nguyên con người – nguồn lực quan trọng nhất mà mọi tổ chức cần có.
Công việc của HR không chỉ dừng lại ở tuyển dụng và thực hiện các thủ tục nhân sự. Các công việc của HR còn bao gồm quản lý nhân viên, đào tạo và phát triển kỹ năng, xây dựng chính sách và quy định trong tổ chức, quản lý hiệu suất và đánh giá, xử lý các vấn đề liên quan đến lao động, bảo hiểm và các vấn đề nhân sự khác.
Chức năng của bộ phận HR là gì?
Các hoạt động chính của bộ phận Nhân sự bao gồm tuyển dụng, quản lý hành chính, tiền lương và phúc lợi, đào tạo và phát triển, cũng như quản lý quan hệ nhân viên và hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, thường thì họ còn làm nhiều hơn thế.
Tuyển dụng
Hoạt động tuyển dụng bao gồm mọi khía cạnh của quá trình tuyển dụng, từ tìm kiếm ứng viên cho đến hỗ trợ họ làm thủ tục nhận việc. Bộ phận Nhân sự sẽ làm việc với cấp quản lý để xác định những vị trí cần tuyển dụng, yêu cầu vụ thể và tìm kiếm ứng viên phù hợp với những yêu cầu đó. Thông thường, họ sẽ đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng mạng xã hội, các nền tảng đăng thông tin việc làm và nhiều nguồn khác.
Theo quy trình, đầu tiên các ứng viên sẽ được phỏng vấn cùng bộ phận HR hoặc quản lý phòng ban muốn ứng tuyển. Phòng Nhân sự sẽ cùng quản lý phòng ban đánh giá xem ứng viên có phù hợp với vị trí không. Sau khi chọn được ứng viên, bạn sẽ hướng dẫn họ làm các thủ tục nhận việc, nộp giấy tờ và giải thích cho họ về các quy định của công ty.
Hành chính
Hành chính thường đề cập đến các hoạt động liên quan đến việc quản lý và điều hành các vấn đề văn phòng, hỗ trợ các công việc hàng ngày của một tổ chức hay một đơn vị. Cụ thể, bộ phận hành chính trực thuộc phòng Nhân sự có những trách nhiệm như quản lý hồ sơ nhân viên và tài liệu quan trọng của công ty và những vấn đề hành chính khác.
Thông thường, bộ phận hành chính có trách nhiệm theo dõi tài liệu quan trọng của công ty, bao gồm hồ sơ nhân viên liên quan đến chấm công, nghỉ phép và các dữ liệu nhân viên khác. Nhờ đó, họ đảm bảo nhân viên nhận được mức lương và phúc lợi chính xác. Họ cũng chịu trách nhiệm tổ chức và duy trì cơ sở vật chất, quản lý văn phòng phẩm và giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong công ty.
Tiền lương và phúc lợi (C&B)
Bộ phận C&B (Compensation and Benefits) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một tổ chức. Trách nhiệm chính của C&B là xác định và quản lý các chính sách liên quan đến lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên. Họ phải đảm bảo rằng các gói phúc lợi được thiết kế phù hợp, từ bảo hiểm y tế đến nghỉ phép và các chương trình lợi ích khác, nhằm thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.
Ngoài việc xác định mức lương cơ bản và các khoản thưởng, bộ phận này còn phải theo dõi xu hướng thị trường để đảm bảo rằng chính sách lương, thưởng đủ hấp dẫn để giúp tổ chức cạnh tranh. Đồng thời, bộ phận C&B còn phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lương, thưởng và phúc lợi, công bằng trong việc đối xử với tất cả nhân viên.
Đào tạo và phát triển (L&D)
Bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) trong một tổ chức chịu trách nhiệm quan trọng trong việc nâng cao năng lực và sự phát triển của nhân viên. Vai trò của họ không chỉ đơn thuần là cung cấp các khóa học mà còn nhiều hơn thế. Họ cũng cần theo dõi sự tiến triển của nhân viên sau khi tham gia các chương trình đào tạo và điều chỉnh để nâng cao chất lượng đào tạo.
Trước hết, bộ phận L&D phải định rõ nhu cầu đào tạo của tổ chức. Họ thực hiện các khảo sát và phân tích để hiểu rõ những kỹ năng, kiến thức, và khả năng cần thiết cho việc làm của từng bộ phận. Sau đó, họ xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp. Một vai trò quan trọng khác của L&D là hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên thông qua việc cung cấp tài nguyên và sự hỗ trợ cần thiết.
Tầm quan trọng của bộ phận HR
HR không chỉ đơn thuần là bộ phận quản trị nhân lực của công ty mà còn đóng vai trò chủ chốt trong việc xây dựng cơ sở vững chắc cho sự phát triển và thành công lâu dài của tổ chức.
Xây dựng nguồn nhân lực tài năng
Một trong những vai trò quan trọng nhất của HR là đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức. Bằng cách tuyển dụng và phát triển nhân viên có năng lực và đưa ra các chính sách và chương trình thúc đẩy sự phát triển cá nhân, HR giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực và kỹ năng để đáp ứng các thách thức trong tương lai.
Bộ phận HR đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm, thu hút và phát triển những tài năng xuất sắc. Họ không chỉ tập trung vào việc tuyển dụng mà còn xây dựng chiến lược phát triển nhân sự, giúp công ty có đội ngũ nhân viên đa dạng, có kỹ năng và năng lực phù hợp với mục tiêu và văn hóa tổ chức.
Duy trì môi trường làm việc tích cực
Một môi trường làm việc thoải mái và tích cực là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân các nhân tài. HR giúp tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích, nâng cao hiệu suất và sáng tạo. Bằng cách thiết lập các chính sách, quy trình và chương trình phúc lợi hấp dẫn, họ khuyến khích nhân viên làm việc lâu dài tại công ty và thúc đẩy nhân viên làm việc với hiệu suất cao.
Khám phá thêm về: Agency Là Gì? 9 Loại Hình Agency Phổ Biến Nhất 2023
Đảm bảo tuân thủ pháp luật
Một trong những nhiệm vụ chủ chốt của HR là đảm bảo rằng công ty tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về lao động. Họ thiết lập các chính sách và quy trình nhằm đảm bảo môi trường làm việc công bằng, an toàn và tuân thủ quy định pháp luật. Theo đó, các nhân viên nhận được quyền lợi đúng như luật quy định và mọi quy trình đều được thực hiện theo luật.
Tăng cường hiệu quả kinh doanh
Bộ phận HR đóng vai trò không nhỏ trong việc tối ưu hóa nguồn lực nhân sự để tăng cường hiệu quả kinh doanh. Họ không chỉ quản lý hiệu suất cá nhân mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân, từ đó tạo ra một đội ngũ nhân viên tài năng và sẵn sàng đối mặt với thách thức của thị trường. Nhờ đó, nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp và tạo nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài trong tương lai.
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp
Mọi nhân viên kể từ khi ứng tuyển cho đến khi rời công ty đều cần tiếp xúc với bộ phận HR. Khi bắt đầu làm việc, họ sẽ được nhân sự hướng dẫn các quy trình và thủ tục cần thiết. Trong khi làm việc, bộ phận HR giải đáp những thắc mắc của họ về chính sách công ty và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết về tài liệu đào tạo, cơ sở vật chất. Khi nghỉ việc, họ cũng được hướng dẫn xử lý các giấy tờ cần thiết.
Xuyên suốt quá trình làm việc, HR đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên và là bộ phận cần tương tác với tất cả các phòng ban. Do đó, sự chuyên nghiệp của bộ phận HR có thể được mọi nhân viên nhìn thấy. Những đối tác khi đến công ty cũng sẽ được tiếp đón bởi bộ phận này. Khi các nhân viên nhân sự làm việc nhanh nhạy và khéo léo, điều này có thể tạo ấn tượng tốt cho đối tác.
Đọc thêm về: Ngành Truyền thông đa phương tiện là gì? Tìm hiểu A-Z
Kỹ năng cần có ở nhân viên HR là gì?
Mỗi ngành nghề đều có những kỹ năng cần thiết có thể giúp hoàn thành công việc tốt hơn. Đặc biệt với bộ phận đóng vai trò nòng cốt của doanh nghiệp như HR thì nhân viên làm việc ở bộ phận này lại càng cần có một số kỹ năng đặc biệt. Vậy đó là gì?
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng đối với các chuyên gia nhân sự. Hãy nhớ rằng lĩnh vực này đòi hỏi bạn phải giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau như nhân viên nội bộ, các cấp quản lý, ứng viên, ban quản lý tòa nhà, v.v. Kỹ năng viết cũng quan trọng không kém để diễn đạt những gì bạn muốn nói trong trường hợp bạn cần gửi mail cho nhiều người và thiết kế nội dung, viết thông báo cũng như các tài liệu khác.
Kỹ năng ra quyết định
Các chuyên viên nhân sự phải thực hiện nhiều quyết định. Đơn giản nhất là trường hợp phòng tuyển dụng phải quyết định xem một ứng viên có phù hợp với công việc hay không. Để nhận biết được những ứng viên tài năng, các chuyên gia nhân sự sẽ cần có trực giác, khả năng quan sát, kinh nghiệm cũng như chiến lược.
Hoặc ví dụ như trong trường hợp cần cắt giảm nhân sự, bộ phận HR cũng cần ra quyết định sáng suốt. Họ sẽ cần truyền đạt thông tin một cách hiệu quả với nhân viên ngay cả khi rơi vào tình trạng khủng hoảng. Đồng thời, việc đưa ra những tiêu chí để một nhân viên được ở lại hoặc ra đi cũng là quyết định rất khó khăn. Do đó, các chuyên gia nhân sự, đặc biệt là cấp quản lý cần có khả năng ra quyết định.
Khả năng đồng cảm
Các chuyên gia nhân sự phải giải quyết nhiều vấn đề xung quanh nhân viên, ví dụ như những phàn nàn về chế độ phúc lợi, phàn nàn về lương, cơ sở vật chất hoặc giải quyết xung đột giữa các nhân viên. Là một chuyên viên nhân sự, bạn cần có khả năng đồng cảm trước khi ra bất cứ quyết định nào.
Bạn cần hiểu được vì sao nhân viên cảm thấy bất mãn, cảm xúc của họ ra sao và bạn thực sự mong muốn giải quyết được vấn đề của họ. Hoặc đôi khi, các nhân viên chỉ cần có một người nào đó lắng nghe họ. Bạn cần đứng ở góc độ của nhân viên để có thể giải quyết triệt để vấn đề của họ, cung cấp sự hỗ trợ cần thiết và giúp nhân viên được thoải mái nhất khi làm việc tại công ty.
Kỹ năng tổ chức
Bởi vì HR có rất nhiều trách nhiệm không chỉ giới hạn ở việc tuyển dụng, phỏng vấn, đào tạo nhân viên, v.v. mà họ phải giám sát và xử lý nhiều khía cạnh khác để đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru.
Ví dụ, công ty yêu cầu mỗi vị trí đều phải có một chương trình đào tạo riêng biệt. Bộ phận HR có trách nhiệm tổ chức lưu giữ tất cả các tài liệu phục vụ cho chương trình đào tạo dưới dạng file điện tử hoặc tài liệu giấy. Các giấy tờ quan trọng như giấy phép kinh doanh, hợp đồng với đối tác, hợp đồng lao động nhân viên cũng cần được sắp xếp sao cho dễ tìm kiếm và sử dụng khi cần.
Kỹ năng đa nhiệm
Công việc nhân sự thường đòi hỏi bạn phải thích nghi với các tình huống khác nhau và hỗ trợ nhanh chóng các nhân viên trong công ty. Khả năng đa nhiệm giúp họ linh hoạt trong việc điều chỉnh và ứng phó với những thay đổi. HR cũng phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc, từ quản lý hiệu suất, đến giải quyết xung đột lao động và nâng cao văn hóa tổ chức.
Lời kết
HR là một ngành quan trọng và có vai trò không thể thiếu trong các doanh nghiệp và tổ chức. Đóng vai trò quan trọng, các chuyên gia nhân sự góp phần vào sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Hy vọng bài viết của Website Bán Hàng đã giúp bạn hiểu rõ hơn HR là gì và đừng quên chia sẻ nếu thấy hay nhé!
