PR là gì? Trong kinh doanh, PR đang trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với sự thành công của mọi thương hiệu. Bài viết sau đây sẽ cùng bạn khám phá khái niệm này, tìm hiểu sâu vào các loại hình cụ thể của PR cũng như cung cấp những thông tin liên quan để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách PR có thể tạo ra sự khác biệt cho thương hiệu của bạn.
PR là gì?
PR (viết tắt của Public Relations – Quan hệ Công chúng) là một lĩnh vực truyền thông chiến lược mà mục tiêu chính là xây dựng và duy trì các mối quan hệ có lợi cho hai hoặc nhiều bên khác nhau.
PR thường sử dụng các phương tiện truyền thông và các chiến lược truyền thông để tạo ra hình ảnh tích cực của thương hiệu. Các hoạt động PR bao gồm tương tác với truyền thông, quản lý sự kiện, xây dựng mối quan hệ với cộng đồng và thực hiện các chiến dịch để nâng cao danh tiếng của thương hiệu trong lòng công chúng và đối tác kinh doanh.
Vai trò của PR với thương hiệu
Quan hệ công chúng quan trọng với các doanh nghiệp vì nó giúp xây dựng uy tín của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, quá trình xây dựng danh tiếng của một thương hiệu đòi hỏi thời gian và nhiều nỗ lực. Danh tiếng của một doanh nghiệp không thể vững vàng chỉ qua một chiến dịch quảng cáo thông thường. Do đó, bộ phận PR là nhân tố quan trọng giúp chăm sóc các mối quan hệ nội bộ và bên ngoài của doanh nghiệp.
Thông qua PR, doanh nghiệp có thể tăng độ nhận diện trên nền tảng trực tuyến. Những nội dung tishc cực trên internet có thể giúp mở rộng phạm vi tiếp cận công chúng. Một trong những cách để tăng cường độ tin cậy của doanh nghiệp chính là xây dựng mối quan hệ với các nhà báo. Những chuyên viên PR nhắm đến việc đưa tin tức tích cực về thương hiệu cho công chúng thông qua các đơn vị truyền thông này.
Đối với các start-up không có nguồn kinh phí dồi dào để sử dụng quảng cáo, PR có thể là phương pháp tiết kiệm nhưng có thể tạo ra sự khác biệt. PR có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ và ít nguồn lực xây dựng danh tiếng của thương hiệu với cộng đồng và giúp doanh nghiệp tương tác hiệu quả với công chúng.
Các loại hình PR
Trong các công ty lớn, PR thường được chia thành các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ xử lý những công việc riêng biệt bao gồm:
- Media (Truyền thông): Phòng truyền thông chịu trách nhiệm xây dựng mối quan hệ tích cực với các tổ chức truyền thông bên ngoài như các tòa soạn, các tờ báo và các tổ chức trong ngành.
- Community (Cộng đồng): Bộ phận này tập trung vào việc xây dựng danh tiếng thương hiệu trong một cộng đồng hoặc lĩnh vực cụ thể.
- Government (Chính phủ): Bộ phận quan hệ chính phủ chịu trách nhiệm quản lý mối quan hệ giữa thương hiệu và cơ quan chính quyền. Các chuyên gia quan hệ chính phủ đóng vai trò ảnh hưởng đến các chính trị gia để đạt được kết quả thuận lợi cho thương hiệu.
- Investor (Nhà đầu tư): Bộ phận này thường có trong các công ty niêm yết công khai, bộ phận Quan hệ nhà đầu tư quản lý việc giao tiếp giữa các cổ đông và các chuyên viên phân tích đầu tư.
- Internal (Nội bộ): Bộ phận PR nội bộ chịu trách nhiệm về việc xây dựng quan hệ giữa công ty và nhân viên. Bộ phận này không chỉ truyền tải thông tin quan trọng về công ty cho nhân viên mà còn giải quyết những vấn đề bất mãn của nhân viên và góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực.
- Production (Sản xuất): Bộ phận này quản lý các dự án đặc biệt như ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới, quản lý việc truyền thông xung quanh các thay đổi cụ thể về sản phẩm hoặc các chiến dịch tiếp thị đặc biệt khác.
Bên cạnh đó, PR cũng được phân thành PR tích cực (Positive PR) và PR tiêu cực (Negative PR).
PR Tích cực
Nếu một thương hiệu chủ trương xây dựng hình ảnh, họ có thể sẽ đầu tư vào khía cạnh PR tích cực. Trong PR tích cực, các chuyên gia quan hệ công chúng tập trung thể hiện những điểm nổi bật của doanh nghiệp như sản phẩm, thành tựu, vị trí trong ngành, v.v. Nói một cách dễ hiểu hơn, các chuyên gia quan hệ công chúng cũng giống như những người “kể chuyện”.
Khác với quảng cáo, PR “kể chuyện” thông qua các phương pháp không trả tiền hoặc các bên thứ ba như báo chí, mạng xã hội, các kênh truyền thông, v.v. PR không cố gắng tiếp cận một nhóm khách hàng nào mà là công chúng. Vai trò của quan hệ công chúng tích cực là cải thiện cách khán giả nhận thức về thương hiệu và tất cả những gì mà liên quan đến thương hiệu.
PR tiêu cực
PR tiêu cực không xây dựng mối quan hệ mà tập trung vào việc đối phó với những thông tin tiêu cực, gây ảnh hưởng đến danh tiếng của một thương hiệu. Theo nghĩa này, các hoạt động PR tiêu cực là các hành động “ex post facto” (những quy tắc áp dụng khi có một sự kiện xảy ra) nhằm xoa dịu dư luận và giảm thiểu bất kỳ thiệt hại nào có thể cho công ty.
Ví dụ: Nếu sản phẩm của một thương hiệu gặp sự cố hoặc bị báo cáo là gây hại cho người tiêu dùng, đội ngũ PR sẽ có những biện pháp đối phó với phản ứng tiêu cực và nguy cơ đe dọa sự tồn tại của công ty. Trong những trường hợp này, thương hiệu sẽ cần phải sử dụng các phương pháp ứng phó khẩn cấp để cho thấy rằng công ty không vì lợi nhuận mà bỏ qua lợi ích của người tiêu dùng.
Các hành động mà bộ phận PR thường làm để kiểm soát khủng hoảng truyền thông là:
- Phản hồi khẩn cấp: Đưa ra phản hồi cho công chúng và nêu ra những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp khi xảy ra tình huống tiêu cực.
- Phản hồi cụ thể: Đưa ra lời xin lỗi và biện pháp đối phó với khủng hoảng đang diễn ra.
- Khôi phục uy tín: Khôi phục danh tiếng của doanh nghiệp bằng cách tập trung vào việc duy trì các giá trị của thương hiệu và các hành động bồi thường hoặc xử lý các bên liên quan.
Phân biệt PR và các lĩnh vực khác
Nhiều người hiện nay vẫn đang nhầm lẫn PR với các lĩnh vực khác như marketing hay truyền thông. Thực tế, giữa các lĩnh vực này có những sự khác biệt
PR và Marketing
Marketing tập trung vào việc quảng cáo và bán một sản phẩm cụ thể, trong khi PR tập trung vào việc duy trì danh tiếng tích cực cho thương hiệu.
Marketing tập trung vào việc nâng cao nhận thức để kích thích việc mua sắm các sản phẩm và dịch vụ bằng cách sử dụng các chiến lược quảng cáo, giá cả và khuyến mãi. Sự khác biệt cơ bản giữa hai ngành này là PR tập trung vào việc tăng cường danh tiếng của thương hiệu và tạo ra hình ảnh tích cực lâu dài cho thương hiệu đó. Trong khi đó marketing tập trung vào việc tăng doanh thu và thúc đẩy doanh số bán hàng của các sản phẩm và dịch vụ cụ thể.
PR và Quảng cáo
Quảng cáo, một nhánh nhỏ của marketing, là một phương pháp nhằm thu hút sự chú ý của công chúng đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua các công cụ trả phí. Trong khi đó, PR là quá trình truyền thông chiến lược nhằm xây dựng một mối quan hệ đôi bên cùng có lợi giữa công ty và công chúng. Các nội dung PR thường phụ thuộc một phần vào bên thứ ba, trong khi đó các quảng cáo hoàn toàn do doanh nghiệp kiểm soát.
PR và Truyền thông
Public Relations (PR) và Truyền thông là hai khái niệm tuy liên quan nhưng có vẫn có sự khác biệt trong phạm vi và mục tiêu. Quan hệ Công chúng tập trung vào quản lý hình ảnh và danh tiếng của một tổ chức hoặc thương hiệu. Lĩnh vực này liên quan đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các bên liên quan của doanh nghiệp như cánh truyền thông, khách hàng, nhà đầu tư và cộng đồng.
Truyền thông tập trung vào việc truyền đạt thông điệp cụ thể đến một đối tượng cụ thể hoặc đám đông. Sự khác biệt chính giữa Quan hệ Công chúng và Truyền thông là PR là chiến lược và Truyền thông là chiến thuật. PR được coi là một phần của các hoạt động truyền thông của một tổ chức.
Mô tả công việc của một người làm quan hệ công chúng
Công việc của một chuyên viên Quan hệ Công chúng đòi hỏi một loạt kỹ năng và họ cần thực hiện các nhiệm vụ để quản lý và tạo dựng hình ảnh, xây dựng mối quan hệ cho một tổ chức hoặc thương hiệu. Phạm vi công việc của một chuyên viên PR bao gồm:
- Lập kế hoạch PR: Chuyên viên PR phải lập kế hoạch chi tiết cho các chiến dịch PR, bao gồm việc xác định mục tiêu, thông điệp quan trọng, phương tiện truyền thông phù hợp, và cách tiếp cận đối tượng mục tiêu.
- Tạo nội dung: Tạo nội dung PR như bài viết, bài phát biểu, bài viết trên truyền thông xã hội, video, và hình ảnh để truyền đạt thông điệp của thương hiệu một cách hiệu quả.
- Quản lý quan hệ truyền thông: Chuyên viên PR xây dựng và duy trì mối quan hệ với các phóng viên, biên tập viên và nhà báo để đảm bảo rằng thông tin về doanh nghiệp được truyền tải một cách chính xác và có lợi.
- Xây dựng quan hệ với các bên liên quan: Tạo và duy trì quan hệ với các nhóm đối tượng bao gồm khách hàng, cổ đông, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác. Điều này có thể bao gồm việc tham gia vào các sự kiện xã hội và giao tiếp với cộng đồng trực tuyến.
- Xử lý tình huống khẩn cấp: Khi có tình huống khẩn cấp và khủng hoảng truyền thông leo thang, chuyên viên PR cần bình tĩnh và nhanh chóng xác định phản ứng của công chúng, từ đó có những hành động khẩn cấp để giảm thiểu hậu quả tiêu cực.
- Nắm bắt cơ hội truyền thông: Nhân viên PR phải xác định và tận dụng các cơ hội để truyền tải những thông điệp tích cực về thương hiệu thông qua các sự kiện, phát biểu, và phương tiện truyền thông.
- Hợp tác với các phòng ban khác: Các chuyên viên PR có thể sẽ cần làm việc chung với các phòng ban khác như các chuyên viên marketing, phân tích thị trường,… để đảm bảo sự nhất quán trong thông điệp của các chiến dịch PR.
Các phương tiện hỗ trợ hoạt động PR
Để các hoạt động PR diễn ra suôn sẻ, các phương tiện PR đóng vai trò quan trọng trong việc tạo và quản lý hình ảnh của thương hiệu. Các công cụ này chính là:
- Tin tức: Sử dụng để tạo ra các bản tin và câu chuyện có giá trị tin tức về thương hiệu, sản phẩm hoặc cá nhân. Những thông tin này có thể được phát hành qua các kênh truyền thông để thu hút sự chú ý.
- Bài phát biểu: Các bài phát biểu giúp trình bày thông điệp và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc doanh nghiệp một cách rõ ràng. Đây thường là công cụ mà các nhà quản trị và lãnh đạo sử dụng để truyền tải thông điệp quan trọng.
- Sự kiện đặc biệt: Tổ chức các sự kiện như họp báo, lễ khai mạc, bắn pháo hoa, trình diễn ánh sáng, hội thảo,workshop là cách để thu hút sự quan tâm và tham gia của công chúng.
- Tài liệu văn bản: Bao gồm các tài liệu như báo cáo hàng năm, tài liệu quảng cáo, bản tin, báo chí, tạp chí công ty. Chúng giúp cung cấp thông tin cụ thể và hấp dẫn cho công chúng.
- Tài liệu nghe nhìn: Bao gồm các tệp slide, video trực tuyến, DVD… Các phương tiện này giúp trình bày thông điệp một cách trực quan và thú vị.
- Bộ nhận diện thương hiệu: Bao gồm các yếu tố như logo, tòa nhà, văn phòng phẩm, tài liệu quảng cáo, bảng hiệu, tài liệu bán hàng, đồng phục và các phương tiện truyền thông. Bộ nhận diện thương hiệu giúp công chúng dễ dàng nhận biết và liên tưởng đến thương hiệu.
- Hoạt động công đồng: Các hoạt động nhằm xây dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp trong mắt cộng đồng và công chúng, nhằm tạo sự thiện cảm với thương hiệu.
- Website: Website, blog, mạng xã hội là những công cụ không thể thiếu trong PR hiện đại. Chúng cung cấp không gian để chia sẻ thông tin, nội dung hữu ích và tương tác với một lượng lớn người mà không bị ràng buộc bởi không gian và thời gian.
Khám phá thêm về: Seeding Là Gì? 5 Bước Triển Khai Seeding Hiểu Quả
Tổng kết
Quan hệ công chúng là một lĩnh vực có tiềm năng lớn hơn những gì mọi người có thể nghĩ đến. PR có khả năng ảnh hưởng đến cách công chúng nhận thức về các công ty, thương hiệu và cá nhân trong một lĩnh vực cụ thể.
Bài viết trên đã giúp bạn hiểu được PR là gì cũng như các khái niệm liên quan. Hy vọng Website Bán Hàng đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích và đừng quên chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nhé!
